До винаходу повідомляють, що послужні нотатки були знайомі з звичайним та прийнятним способом обміну інформацією на роботі. На додаток до спілкування між працівниками, для спілкування між компаніями використовуються службові нотатки. Саме тому, що службові нотатки завжди суворо професійні та надійно передають інформацію. Щоб мати можливість написати їх, рекомендую з'ясувати нюанси своєї компіляції.
Стиль і мова
Оскільки службові нотатки не можуть бути використані як приватна кореспонденція, а як запит або апеляція, мова його написання є простим та чиновником.
- Тон службових приміток дуже відрізняється від тонусу повідомлень у посланці. Емоції та суб'єктивність просять відкласти, і принести всілякі аргументи, якщо примітка містить скарги.
- У випадку заяви про будь-яку ідею рекомендується зробити огляд або дослідження про переваги цієї ідеї для компанії чи якості роботи. У той же час рекомендується використовувати сигнальні фрази для виділення даних з дослідження серед інших відомостей. Також рекомендується виділити посилання на початкове джерело.
- Шрифт та розмір тексту відіграють ключову роль у проекті службової ноти. Правий шрифт зробить його легко читаним. Вони радять не робити текст менше 11 або 12 шрифтів. Їх стиль повинен бути найпростішим, не використовуйте ніяких складних, з віньєтками.
- Поля в службовій записці рекомендуються використовувати стандарт. Деякі текстові редактори містять готові шаблони, число яких має трохи більш широкі поля, ніж зазвичай.
- Відповідний інтервал у службових нотатках може бути лише одним. Крім того, вони радять не робити відступів у пунктах - це відволікає і додає відмітку надлишкової особистості.
Підготовка
Якщо вам потрібно передати інформацію до декількох людей, рекомендується вдатися до службової ноти. Особливо це особливо незамінне в ситуаціях, коли необхідно зафіксувати факт передачі інформації. Але рекомендується пам'ятати, що деякі дані у письмовій формі не можуть бути відображені.
- Форма та вміст служби не залежать від переданої інформації. Більшість нот містять опис завдань, способів вирішення проблем або звітів.
- Якщо в процесі роботи над кількома проектами буде бажання обмінюватися міркуваннями щодо них у примітці, рекомендую її уникнути. Одна служба може містити питання лише за єдиним проектом.
Написання нотаток
Після підготовки приходить крок написання офісної ноти.
- Почніть завжди з назвою. У верхній частині листа вони пишуть "примітку", розміщуючи напис у центрі або ближче до лівого краю сторінки. Якщо немає досвіду у письмовій службі, рекомендую копіювати формат інших людей, отриманих раніше.
- Напишіть назву. Це дуже важливо, тому що він повинен містити всю всеосяжну інформацію про нотатку. Він містить імена та позиції одержувачів та відправника. А також точна дата з згадкою року і короткий опис теми самий ноти. Іноді замість теми, вони пишуть слово "щодо", дотримуючись цього, слухає вміст ноти.
- Представники у службовій записці обмежені лише тим, хто зацікавлений у цьому, що міститься в ньому інформації. Вони повинні бути зазначені без винятку. Головне, що вони не дуже багато. Якщо ви вказали всі співробітники в ньому, це може призвести до того, що він не буде читати.
- У бізнес-кореспонденті не рекомендується згадати лише імена або дружніх стосунків, навіть якщо працівник з босом у дружній відносинах. Згадка про відзначення одержувачів обов'язково містять повне ім'я з прізвищем та його позицією.
- Ті самі правила слід дотримуватися при обробці працівників іншої компанії. Зокрема, важливо правильно вказати позицію.
Тема примітки повинна передавати сутність вмісту, і в той же час не бути невизначеним і розмитим. У той же час привітання в примітці рекомендується уникнути. Ви можете почати його з апеляції "Шановні". - Після обробки запису вступний розділ. Він містить невеликий опис мети надсилання службової ноти. Деталі та незначні деталі в ньому зазвичай знижуються.
- Основна інформація записується в короткому і порушення, намагаючись поставити його в 4 максимумі пунктів. Стиль нот сам буде залежати від інформації, що міститься в ньому. У той же час, він розділений на абзаци - це робить його легше засвоюють читання і виділити важливі моменти.
- Кожна секція присвоюється свій номер і назва. Це ясно вказує на його утримання. Після цього, перше речення вивантажує для короткої розповіді про зміст пункту. Якщо важливі моменти кілька, то вони складають список.
- Рекомендації по обслуговуванню рідко мають більше пара сторінок і часто включають в себе пункт, підсумовуючи структуровану інформацію. Якщо банкнота коротка, часто опускають, але з великою кількістю даних великих нот це просто необхідно. На додаток до інформації про записку, це заклик до дії або обговорення.
- Якщо ця практика була прийнята в компанії, потім відзначає служби укомплектовані особовим ім'ям підпису. Крім того, в кінці марках згадує всі програми, якщо таке додається до записці. До цього, вони повинні були бути вказані в примітках тіла.
Вивчивши всі правила для написання заміток служби, він, здається, не буде занадто складним. Головне, щоб дізнатися нюанси політики конфіденційності компанії і ретельно перевірити записку на наявність помилок перед відправкою.
0
409
