قبل از اختراع رسولان، یادداشت های خدمات با روش معمول و قابل قبول مبادله اطلاعات در محل کار آشنا بودند. علاوه بر برقراری ارتباط بین کارکنان، یادداشت های خدمات برای برقراری ارتباط بین شرکت ها استفاده می شود. به همین دلیل است که یادداشت های سرویس همیشه به شدت حرفه ای و قابل اعتماد اطلاعات را انتقال می دهند. برای اینکه بتوانید آنها را بنویسید، توصیه می کنید که تفاوت های ظاهری تلفیقی آنها را بیابید.
سبک و زبان
از آنجا که یادداشت های خدمات نمی توانند به عنوان یک مکاتبات خصوصی استفاده شوند، بلکه به عنوان یک درخواست یا درخواست تجدید نظر، زبان نوشتن آن ساده و رسمی است.
- یادداشت های خدمات تن از لحن پیام در رسولان بسیار متفاوت است. احساسات و ذهنیت خواسته می شود کنار گذاشته شوند و اگر نکته حاوی شکایات باشد، تمام انواع استدلال ها را به ارمغان بیاورد.
- در مورد بیانیه ای از هر ایده، توصیه می شود یک نظرسنجی یا تحقیق در مورد مزایای این ایده را برای یک شرکت یا کیفیت کار انجام دهید. در عین حال، توصیه می شود از عبارات سیگنال برای تخصیص داده ها از تحقیقات در میان سایر اطلاعات استفاده کنید. همچنین توصیه به تخصیص منابع به منبع اصلی.
- اندازه فونت و متن نقش مهمی در طراحی توجه داشته باشید. فونت راست آن را به راحتی قابل خواندن خواهد کرد. آنها توصیه می کنند متن را کمتر از 11 یا 12 فونت نداشته باشند. سبک آنها باید ساده ترین باشد، از هیچ پیچیده ای استفاده نکنید، با vignettes.
- زمینه های یادداشت سرویس توصیه می شود از استاندارد استفاده کنید. برخی از سردبیران متن شامل قالب های آماده شده هستند، تعدادی از آنها دارای زمینه های کمی گسترده تر از حد معمول هستند.
- بازه پاسخ داده شده در یادداشت های خدمات تنها می تواند یکی باشد. علاوه بر این، آنها توصیه نمی کنند که در پاراگراف ها ایجاد کنند - آن را منحرف می کند و یک یادداشت از شخصیت اضافی را اضافه می کند.
آماده سازی
اگر شما نیاز به انتقال اطلاعات به چندین نفر دارید، توصیه می شود که به یادداشت سرویس مراجعه کنید. این به ویژه در شرایطی که در آن واقعیت انتقال اطلاعات باید ثابت شود ضروری است. اما توصیه می شود به یاد داشته باشید که برخی از داده ها به صورت کتبی نمایش داده نمی شوند.
- شکل و محتوای انتقال خدمات به طور مستقیم به اطلاعات منتقل شده بستگی دارد. اکثر یادداشت ها شامل توصیف وظایف، راه حل مشکلات یا گزارش ها هستند.
- اگر در فرایند کار در چندین پروژه، تمایل به به اشتراک گذاشتن ملاحظات در مورد آنها در یادداشت، توصیه می شود که اجتناب شود. یک یادداشت سرویس ممکن است شامل سوالات تنها در یک پروژه واحد باشد.
نوشتن یادداشت ها
پس از آماده سازی یک گام برای نوشتن یک یادداشت دفتر می آید.
- همیشه با عنوان شروع کنید در بالای ورق آنها "یادداشت" را بنویسید، قرار دادن کتیبه در مرکز یا نزدیک به لبه سمت چپ صفحه. اگر هیچ تجربه ای در نوشتن یادداشت ها وجود نداشته باشد، توصیه می شود فرمت یادداشت های دیگران را که قبلا به دست آمده است، کپی کنید.
- عنوان را بنویسید بسیار مهم است، زیرا باید تمام اطلاعات جامع در مورد توجه داشته باشید. این شامل نام ها و موقعیت های دریافت کننده و فرستنده است. و همچنین تاریخ دقیق با اشاره به سال و شرح مختصری از موضوع بسیار یادداشت. گاهی اوقات به جای موضوع، آنها کلمه "در مورد" را می نویسند، به دنبال آن، به محتویات یادداشت گوش می دهند.
- نمایندگان در یادداشت خدمات تنها توسط افرادی که مربوط به اطلاعات موجود در آن هستند، محدود می شوند. آنها باید بدون استثنا مشخص شوند. نکته اصلی این است که آنها بیش از حد نیستند. اگر تمام کارکنان را در آن مشخص کنید، ممکن است منجر به این واقعیت شود که آن را خوانده نخواهد شد.
- در خبرنگار کسب و کار توصیه نمی شود فقط نام ها یا دوستی ها را ذکر کنید، حتی اگر یک کارمند با یک رئیس در یک رابطه دوستانه باشد. اشاره به یادداشت های دریافت کننده لزوما شامل نام کامل با نام خانوادگی و موقعیت او است.
- همان قانون باید در هنگام دست زدن به کارمندان شرکت دیگری پیگیری شود. به طور خاص، مهم است که به درستی موقعیت را نشان دهیم.
موضوع توجه داشته باشید باید ماهیت محتوا را انتقال دهد و در عین حال مبهم و تار شدن نیست. در عین حال، سلامتی در یادداشت توصیه می شود که اجتناب شود. شما می توانید آن را از درخواست تجدید نظر "عزیز" شروع کنید. - پس از دستکاری بخش مقدماتی را بنویسید. این شامل توصیف کوچک از هدف ارسال یک یادداشت خدمات است. جزئیات و جزئیات جزئی در آن معمولا کاهش می یابد.
- اطلاعات اساسی به طور خلاصه و هیجان نوشته شده است، تلاش می کند تا آن را در 4 پاراگراف حداکثر قرار دهد. سبک یادداشت ها به اطلاعات موجود در آن بستگی دارد. در عین حال، آن را به پاراگراف تقسیم می شود - این باعث می شود که امتیازات مهم را بخوانید و برجسته کنید.
- هر بخش شماره و نام آن را تعیین می کند. این به وضوح محتوای آن را نشان می دهد. پس از آن، اولین جمله برای یک داستان کوتاه در مورد محتویات پاراگراف تخلیه می شود. اگر لحظات مهم تا حدودی باشد، آنها یک لیست می کنند.
- یادداشت های خدمات به ندرت جفت های بیشتری از صفحات دارند و اغلب شامل پاراگراف هستند، جمع آوری اطلاعات مشخص شده. اگر یادداشت کوتاه باشد، اغلب کاهش می یابد، اما در یادداشت های بزرگ با بسیاری از داده ها به سادگی ضروری است. علاوه بر اطلاعات مربوط به توجه داشته باشید، آن را برای اقدام یا بحث دعوت می کند.
- اگر این تمرین در شرکت پذیرفته شده باشد، یادداشت های خدمات با نام امضا شخصی تکمیل می شوند. علاوه بر این، در پایان باعث می شود که تمام برنامه ها را ذکر کند، اگر چنین به یادداشت متصل شود. قبل از آن، آنها باید در یادداشت های بدن ذکر شود.
پس از مطالعه تمام قوانین برای نوشتن یادداشت های خدمات، به نظر نمی رسد بیش از حد پیچیده نیست. نکته اصلی این است که تفاوت های جنایی سیاست حفظ حریم خصوصی شرکت را بیاموزید و توجه داشته باشید که توجه داشته باشید قبل از حمل و نقل به دقت بررسی کنید.
0
400
