قبل اختراع الرسل، كانت مذكرات الخدمة على دراية بالطريقة المعتادة والمقبولة لتبادل المعلومات في العمل. بالإضافة إلى التواصل بين الموظفين، يتم استخدام ملاحظات الخدمة للتواصل بين الشركات. ولهذا السبب من ذلك، فإن ملاحظات الخدمة دائما ما تكون دائما من المعلومات المهنية وتنقل بشكل صارم بشكل موثوق. لتكون قادرة على كتابةها، يوصي لمعرفة الفروق الدقيقة من تجميعها.
نمط ولغة
نظرا لأن ملاحظات الخدمة لا يمكن استخدامها كمراسلة خاصة، ولكن كطلب أو استئناف، فإن لغة كتاباتها بسيطة ورسمية.
- نغمة ملاحظات الخدمة مختلفة تماما عن نغمة الرسائل في المراسلين. يطلب من العواطف والشيوعاسية وضعها جانبا، وجلب جميع أنواع الحجج إذا كانت المذكرة تحتوي على شكاوى.
- في حالة بيان أي فكرة، يوصى بإجراء دراسة استقصائية أو بحثا عن فوائد هذه الفكرة لشركة أو نوعية عمل. في الوقت نفسه، يوصى باستخدام عبارات الإشارة لتخصيص بيانات من البحث بين المعلومات الأخرى. ينصح أيضا بتخصيص الإشارات إلى المصدر الأصلي.
- يلعب الخط وحجم النص دورا رئيسيا في تصميم مذكرة الخدمة. الخط الصحيح سيجعله قابل للقراءة بسهولة. ينصحون بعدم تقديم نص أقل من 11 أو 12 خطا. يجب أن يكون أسلوبهم الأسهل، لا تستخدم أي معقدة، مع القصور.
- يوصى باستخدام الحقول في مذكرة الخدمة باستخدام المعيار. تحتوي بعض محرري النصوص على قوالب جاهزة، وهو عدد منها حقول أوسع قليلا من المعتاد.
- الإجابة الفاصل الزمني في ملاحظات الخدمة يمكن أن يكون فقط واحد. بالإضافة إلى ذلك، فإنها تنصح بعدم وجود سدادة في الفقرات - فهي تصرفت وتضيف مذكرة من شخصية زائدة.
تحضير
إذا كنت بحاجة إلى نقل المعلومات إلى العديد من الناس، فمن المستحسن اللجوء إلى مذكرة الخدمة. مما لا غنى عنه وخاصة في الحالات التي يجب أن تكون ثابتة واقع المعلومات نقل. ولكن من المستحسن أن نتذكر أن بعض البيانات في الكتابة لا يمكن عرضها.
- شكل ومضمون notge خدمة يعتمدون مباشرة على المعلومات المرسلة. معظم الملاحظات تحتوي على وصف للمهام، وسبل حل المشاكل أو التقارير.
- إذا كان في مسيرة العمل في العديد من المشاريع سوف تكون هناك رغبة لاعتبارات حصة عنها في المذكرة نوصي بأن يتم تجنب ذلك. قد تحتوي على مذكرة خدمة الأسئلة فقط على مشروع واحد.
كتابة المذكرات
بعد إعداد تأتي خطوة من كتابة مذكرة المكتب.
- تبدأ دائما مع العنوان. في الجزء العلوي من الورقة يكتبون "مذكرة"، ووضع نقش في الوسط أو أقرب إلى الحافة اليسرى من الصفحة. إذا كان هناك أي خبرة في كتابة الملاحظات الخدمة، والتوصية نسخ شكل من الملاحظات الآخرين التي تم الحصول عليها في وقت سابق.
- كتابة العنوان. من المهم جدا لأنه يجب أن تحتوي على جميع معلومات شاملة عن المذكرة. أنه يحتوي على أسماء ومناصب من المتلقين والمرسل. وأيضا عن الموعد المحدد مع ذكر السنة، ووصف موجز للموضوع ملاحظة للغاية. أحيانا بدلا من هذا الموضوع، يكتبون كلمة "بشأن"، وبعد ذلك، يستمع إلى محتويات المذكرة.
- تقتصر النواب في المذكرة الخدمة فقط من قبل أولئك الأشخاص المعنيين حول المعلومات الواردة فيه. ويجب أن تكون محددة دون استثناء. الشيء الرئيسي هو أنهم ليسوا أكثر من اللازم. إذا قمت بتحديد جميع العاملين فيه، فإنه قد يؤدي إلى حقيقة أنه لن يتم قراءتها.
- في مراسلة الاعمال التي لا ينصح لذكر أسماء فقط أو الصداقات، وحتى إذا كان الموظف مع رئيسه في علاقة ودية. ذكر من الملاحظات المتلقي تحتوي بالضرورة الاسم الكامل مع اللقب وموقفه.
- يجب الالتزام نفس القاعدة إلى عند التعامل مع العاملين في شركة أخرى. على وجه الخصوص، من المهم الإشارة إلى صحيح هذا المنصب.
موضوع هذه المذكرة يجب أن ينقل جوهر المحتوى، وفي الوقت نفسه لا أن تكون غامضة وغير واضحة. وفي الوقت نفسه، ينصح التحيات في مذكرة لتجنب. يمكنك تشغيله من النداء "عزيزي". - بعد التعامل مع الكتابة الجزء التمهيدي. وهو يحتوي على وصف صغير من غرض ارسال مذكرة الخدمة. تفاصيل وتفاصيل قاصر في انها خفضت عادة.
- تتم كتابة المعلومات الأساسية باختصار وإثارة، في محاولة لوضعها في 4 فقرات كحد أقصى. يعتمد أسلوب الملاحظات نفسها على المعلومات الواردة فيه. في الوقت نفسه، ينقسم إلى فقرات - وهذا يجعل من الأسهل استيعاب النقاط المهمة قراءة وتسلط الضوء عليها.
- يتم تعيين كل قسم رقمه واسمه. يشير بوضوح إلى محتوياتها. بعد ذلك، يتم تفريغ الجملة الأولى للحصول على قصة موجزة عن محتويات الفقرة. إذا لحظات مهمة إلى حد ما، فإنها تجعل قائمة.
- نادرا ما تحتوي ملاحظات الخدمة على المزيد من أزواج من الصفحات وغالبا ما تشمل الفقرة، وإعادة تلخيص المعلومات المبينة. إذا كانت الملاحظة قصيرة، فغالبا ما يتم تخفيضها، ولكن في ملاحظات كبيرة مع العديد من البيانات، فهي ضرورية ببساطة. بالإضافة إلى معلومات حول الملاحظة، فإنها تدعو إلى العمل أو المناقشة.
- إذا تم قبول هذه الممارسة في الشركة، فسيتم إكمال ملاحظات الخدمة مع اسم توقيع شخصي. بالإضافة إلى ذلك، تقدم في النهاية تذكر من جميع التطبيقات، إذا كان هذا المرفق بالمذكرة. قبل ذلك، كان عليهم ذكرهم في ملاحظات الجسم.
بعد دراسة جميع قواعد ملاحظات خدمة الكتابة، لن يبدو أنها معقدة للغاية. الشيء الرئيسي هو معرفة الدقوق الفروق الدقيقة لسياسة الخصوصية للشركة والتحقق بعناية من الملاحظة عن الأخطاء قبل الشحن.
0
396
