Cara menulis catatan layanan

Sebelum penemuan messenger, catatan layanan akrab dengan cara yang biasa dan dapat diterima untuk bertukar informasi di tempat kerja. Selain berkomunikasi antara karyawan, catatan layanan digunakan untuk berkomunikasi antar perusahaan. Karena hal ini, catatan layanan selalu benar-benar profesional dan dapat mentransmisikan informasi. Untuk dapat menulisnya, merekomendasikan untuk mencari tahu nuansa kompilasi mereka.

1

Gaya dan bahasa

Karena catatan layanan tidak dapat digunakan sebagai korespondensi pribadi, tetapi sebagai permintaan atau banding, bahasa tulisannya sederhana dan resmi.

• Nada layanan layanan sangat berbeda dari nada pesan di utusan. Emosi dan subjektivitas diminta untuk mengesampingkan, dan membawa segala macam argumen jika catatan berisi keluhan.
• Dalam kasus pernyataan gagasan apa pun, disarankan untuk melakukan survei atau penelitian tentang manfaat dari ide ini untuk perusahaan atau kualitas pekerjaan. Pada saat yang sama, disarankan untuk menggunakan frasa sinyal untuk mengalokasikan data dari penelitian antara informasi lainnya. Juga disarankan untuk mengalokasikan referensi ke sumber asli.
• Ukuran font dan teks memainkan peran kunci dalam desain catatan layanan. Font yang tepat akan membuatnya mudah dibaca. Mereka menyarankan untuk tidak membuat teks kurang dari 11 atau 12 font. Gaya mereka harus menjadi yang termudah, jangan gunakan yang rumit, dengan sketsa.
• Bidang dalam catatan layanan disarankan untuk menggunakan standar. Beberapa editor teks berisi template-buatan template, jumlah yang memiliki bidang yang sedikit lebih luas dari biasanya.
• Interval yang dijawab dalam catatan layanan hanya bisa menjadi satu. Selain itu, mereka menyarankan untuk tidak membuat indentasi dalam paragraf - itu mengalihkan perhatian dan menambahkan catatan kepribadian berlebih.

2

Persiapan

Jika Anda perlu mentransfer informasi kepada beberapa orang, disarankan untuk menggunakan catatan layanan. Ini sangat diperlukan dalam situasi di mana fakta mentransfer informasi harus diperbaiki. Tetapi disarankan untuk mengingat bahwa beberapa data secara tertulis tidak dapat ditampilkan.

1. Formulir dan konten layanan tidak langsung bergantung pada informasi yang dikirim. Sebagian besar catatan berisi deskripsi tugas, cara untuk memecahkan masalah atau laporan.
2. Jika dalam proses pekerjaan pada beberapa proyek akan ada keinginan untuk berbagi pertimbangan tentang mereka dalam catatan merekomendasikan bahwa itu dihindari. Satu catatan layanan mungkin berisi pertanyaan hanya pada satu proyek.

3

Menulis catatan

Setelah persiapan datang langkah menulis catatan kantor.

1. Mulailah selalu dengan judul. Di bagian atas lembar mereka menulis "catatan", menempatkan tulisan di tengah atau lebih dekat ke tepi kiri halaman. Jika tidak ada pengalaman dalam menulis catatan layanan, merekomendasikan menyalin format catatan orang lain yang diperoleh sebelumnya.
2. Tulis judulnya. Ini sangat penting karena harus berisi semua informasi komprehensif tentang catatan. Ini berisi nama dan posisi penerima dan pengirim. Dan juga tanggal persis dengan menyebutkan tahun ini dan deskripsi singkat tentang topik yang sangat penting. Kadang-kadang bukan topik, mereka menulis kata "Mengenai", mengikutinya, mendengarkan konten catatan.
3. Perwakilan dalam catatan layanan hanya dibatasi oleh orang-orang yang khawatir tentang informasi yang terkandung di dalamnya. Mereka harus ditentukan tanpa kecuali. Yang utama adalah mereka tidak terlalu banyak. Jika Anda menentukan semua karyawan di dalamnya, itu dapat menyebabkan fakta bahwa itu tidak akan dibaca.
4. Dalam koresponden bisnis, tidak disarankan untuk menyebutkan hanya nama atau pertemanan, bahkan jika seorang karyawan dengan bos dalam hubungan yang ramah. Menyebutkan catatan penerima tentu mengandung nama lengkap dengan nama dan posisinya.
5. Aturan yang sama harus ditaati ketika menangani karyawan perusahaan lain. Secara khusus, penting untuk benar menunjukkan posisi.
   Topik catatan harus mengirimkan esensi dari konten dan pada saat yang sama tidak menjadi kabur dan kabur. Pada saat yang sama, salam dalam catatan disarankan untuk menghindari. Anda dapat memulainya dari daya tarik "yang terhormat".
6. Setelah penanganan menulis bagian pendahuluan. Ini berisi deskripsi kecil dari tujuan mengirimkan catatan layanan. Rincian dan detail kecil di dalamnya biasanya diturunkan.
7. Informasi dasar ditulis singkat dan eksitasi, mencoba meletakkannya dalam 4 paragraf maksimal. Gaya catatan itu sendiri akan tergantung pada informasi yang terkandung di dalamnya. Pada saat yang sama, itu dibagi menjadi paragraf - ini membuatnya lebih mudah untuk mengasimilasi poin-poin penting yang dibaca dan menyoroti.
8. Setiap bagian ditugaskan nomor dan namanya. Itu jelas menunjukkan isinya. Setelah itu, kalimat pertama dikeluarkan untuk cerita singkat tentang isi paragraf. Jika momen penting agak, maka mereka membuat daftar.
9. Catatan layanan jarang memiliki lebih banyak pasangan halaman dan seringkali menyertakan paragraf, merangkum informasi yang diuraikan. Jika catatannya pendek, sering diturunkan, tetapi dalam catatan besar dengan banyak data itu hanya perlu. Selain informasi tentang catatan, ia menyerukan tindakan atau diskusi.
10. Jika praktik ini telah diterima di perusahaan, maka catatan layanan dilengkapi dengan nama tanda tangan pribadi. Selain itu, pada akhirnya membuat menyebutkan semua aplikasi, jika demikian melekat pada catatan. Sebelum itu, mereka harus disebutkan dalam catatan tubuh.

Setelah mempelajari semua aturan untuk menulis catatan layanan, sepertinya tidak akan terlalu rumit. Yang utama adalah mempelajari nuansa kebijakan privasi perusahaan dan dengan hati-hati memeriksa catatan untuk kesalahan sebelum pengiriman.