Как написать служебную записку

До изобретения мессенджеров служебные записки годами были привычным и приемлемым способом обмена информации на работе. Кроме общения между сотрудниками, служебные записки используются для общения между компаниями. Именно из-за этого служебные записки всегда строго профессиональны и достоверно передают информацию. Чтобы уметь их писать, рекомендуют разобраться в нюансах их составления.

1
Стиль и язык

Поскольку служебные записки могут использоваться не в качестве приватной переписки, а в качестве запроса или обращения, то язык ее написания прост и официален.

Тон служебной записки сильно отличается от тона сообщений в мессенджерах. Эмоции и субъективность просят отложить в сторону, и привести всевозможные аргументы, если записка содержит претензии.
В случае высказывания какой-либо идеи рекомендуют сделать опрос или исследование о пользе этой идеи для компании или качества работы. При этом рекомендуют использовать сигнальные фразы, чтобы выделить данные из исследований среди прочей информации. Также советуют выделять отсылки к первоисточнику.
Шрифт и размер текста играют ключевую роль в оформлении служебной записки. Правильный шрифт сделает ее легкочитаемой. Советуют не делать текст меньше 11 или 12 шрифтов. Их стиль должен быть самым простым, не стоит использовать какой-нибудь замысловатый, с виньетками.
Поля в служебной записке рекомендуют использовать стандартные. Некоторые редакторы текстов содержат уже готовые шаблоны, ряд которых имеет несколько более широкие поля, чем обычно.
Межстрочный интервал в служебных записках может быть только один. К тому же советуют не делать отступов в абзацах – это отвлекает и добавляет записке излишней вычурности.

2
Подготовка

Если необходимо передать информацию нескольким людям, то рекомендуют прибегнуть к служебной записке. Особенно она незаменима в ситуациях, где факт передачи информации должен быть зафиксирован. Но рекомендуют помнить, что некоторые данные в письменном виде отображать нельзя.

Форма и содержание служебной записки напрямую зависят от передаваемой информации. Большинство записок содержать описание поставленных задач, способы решения проблем или же отчеты.
Если в процессе работы над несколькими проектами возникнет желание поделиться соображениями о них в записке рекомендуют этого избегать. Одна служебная записка может содержать вопросы только по одному проекту.

3
Написание записки

После подготовки наступает этап написания служебной записки.

Начинают всегда с заглавия. В верхней части листа пишут «Записка», размещая саму надпись по центру или ближе к левому краю страницы. Если нет опыта в написании служебных записок, рекомендуют копировать формат чужих записок, полученных ранее.
Пишут заголовок. Он очень важен, поскольку должен содержать всю исчерпывающую информацию о записке. Он содержит имена и должности получателей и отправителя. А также точную дату с упоминанием года и краткое описание темы самой записки. Иногда вместо темы пишут слово «касательно», вслед за ним перечисляя содержимое записки.
Адресатов в служебной записке ограничивают только теми лицами, которых касается содержащаяся в ней информация. Их обязательно необходимо указать всех без исключения. Главное, чтобы их было не слишком много. Если указать в ней всех сотрудников, это может привести к тому, что ее не станут читать.
В деловой переписке не рекомендуется упоминать только имена или дружеские клички, даже если сотрудник с начальником в приятельских отношениях. Упоминание получателя записки обязательно содержать полные имя с фамилией и его должность.
Этого же правила необходимо придерживаться при обращении с сотрудниками другой компании. В особенности важно правильно указать должность.
Тема записки должна передавать суть содержания и при этом не быть невнятной и расплывчатой. При этом приветствия в записке советуют избегать. Можно начать ее с обращения «Уважаемые».
После обращения пишут вводный раздел. Он содержит небольшое описание цели отправки служебной записки. Детали и мелкие подробности в нем обычно опускают.
Основную информацию пишут коротко и емко, стремясь уложить ее в 4 абзаца максимум. Стиль самой записки будет зависеть от содержащейся в ней информации. При этом ее делят на параграфы – это позволяет легче усвоить прочитанное и выделить важные моменты.
Каждому разделу присваивают свое число и название. Оно четко укажет на его содержимое. После этого первое предложение отводят для краткого рассказа о содержимом параграфа. Если важных моментов несколько, то делают перечень.
Служебные записки редко бывают больше пары страниц и нередко включают в себя абзац, подводящий итоги изложенной информации. Если записка короткая, его нередко опускают, но в больших записках с множеством данных он просто необходим. Кроме информации о записке в нем содержится призыв к действию или обсуждению.
Если в компании принята такая практика, то служебные записки завершают именем с личной подписью. Кроме этого в конце делают упоминания о всех приложениях, если таковые прилагались к записке. До этого они обязательно должны были упоминаться в теле записки.

После изучения всех правил написания служебных записок, это покажется не слишком сложным делом. Главное выучить нюансы политики конфиденциальности компании и тщательно проверить записку на предмет ошибок перед отправкой.