Как оформить вкладыш в трудовую книжку

При отсутствии свободных граф в одном из разделов трудовой книжки кадровым сотрудником должен быть оформлен вкладыш в нее. При этом важно соблюдать ряд требований, утвержденных действующими правилами.

Утвержденная Трудовым кодексом форма вкладыша вшивается в книжку. Незакрепленный вкладыш признается недействительным. Не допускается приклеивание документа или скрепление его скобами степлера.

В связи с тем, что в новый бланк вкладыша нельзя вносить исправления ошибочно вписанных данных, мы рекомендуем сначала заполнить требующиеся графы документа, а уже затем приступать к процедуре его вшивания. В противном случае при ошибочном оформлении уже пришитого вкладыша вам придется совершить определенный перечень шагов:

извлечь вкладыш;
оставить запись о недействительности штампа;
составить акт о порче вкладыша;
зафиксировать соответствующее изменение в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
уничтожить негодный бланк;
получить новый документ и заново начать процедуру оформления.

Заполните первый лист вкладыша, основываясь на паспортных данных, свидетельстве/дипломе об образовании. Все изменения личных данных записывайте в трудовую и вкладыш одновременно.

Действующие правила не дают четких указаний, куда и чем вшивать вкладыш. Чаще он помещается между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой. Откройте бланк посередине и пришейте его специальной машинкой или иглой. Фиксируйте вкладыш так, чтобы минимизировать вероятность утери документа.

Поставьте на титульном листе вкладыша печать организации либо своего подразделения. При отсутствии печати по вине прежнего работодателя сотрудника отправьте владельца трудовой в кадровый отдел прошлого места работы для устранения допущенной ошибки.

Вверху титульной страницы, не перекрывая других записей, проставьте штамп «Выдан вкладыш», впишите его серию и номер. Пронумеруйте страницы вкладыша, продолжая нумерацию трудовой книжки.

Прикрепление каждого нового вкладыша обязательно должно сопровождаться проставлением штампа. Несшитый или неправильно оформленный бланк грозит работодателю штрафом за халатность.