Как исправить запись в трудовой книжке

Даже достаточно опытные сотрудники организации, работающие в отделе кадров, не застрахованы от возможных ошибок. Некорректно внесенные записи в трудовую книжку кадровиками нынешней или предыдущей работы необходимо исправить. Случаются ситуации, когда изменения выполняются как дополнения к предыдущим правильным записям. Неточности надо исправить до того, как пенсионный фонд откажется признать ваш стаж.

Вы обнаружили ошибку или неточность в записях книжки, тогда как работник отдела кадров обязаны ее исправить, согласно пунктам 24 и 28 “Правил ведения и хранения трудовых книжек”. Внесение исправлений производится на основании документа, полученного из организации, сотрудник которой допустил ошибку. Это может быть, например: приказ о зачислении на работу, увольнении или переводе, выписка из официального документа, упоминающего эти приказы.

Обратите особое внимание на следующее положение: все изменения и исправления выполняются в соответствии с некоторыми правилами, в книжке записи нельзя зачеркивать и замазывать корректором, изменения оформляются следующим порядком:

Пункт 1 – поставьте порядковый номер.
Пункт 2 – внесите дату записи.
Пункт 3 – пишите следующее: “Запись номер (укажите номер ошибочной записи) является недействительной”. Далее выполните запись без ошибок.
Пункт 4 – вновь укажите номер приказа с ошибочной записью. Если запись в книжке верная, а указаны ошибочные реквизиты приказа, то продублируйте запись приказа без изменения, а в 4 пункте напишите правильные данные. Если допущена ошибка в номере приказа, затем исправлена, то укажите здесь номер и дату приказа об отмене записи.

Аналогичным образом вносите в книжку исправления всех неточных или неверных записей: о награждении, приеме, переводе, увольнении.

Если даже с момента внесения неточной или ошибочной записи в трудовую книжку прошло достаточно много времени, ее можно исправить. Поставьте под последней записью в книжке очередной порядковый номер, затем укажите номер записи, содержащей неверные сведения, сделайте запись о ее недействительности и новую верную запись, содержащую ссылку на подтверждающий официальный документ.

При необходимости исправления личных данных работника на титульном листе бланка (фамилия, имя, отчество, дата рождения) действуйте согласно инструкции:

Зачеркните ранее записанные данные одной чертой.
Запишите здесь же новые данные.
Укажите соответствующие документы, подтверждающие необходимость изменения данных, на обратной стороне титульной страницы. Запись заверяется печатью и подписью уполномоченного лица. Иногда добавляется примерно такое сообщение: «исправленному Чернышов на Чернышев верить».

Если ошибка обнаружена при начальном заполнении титульного листа книжки – испорченный бланк документа уничтожается сразу же. Составьте акт его списания, заполните правильно новый бланк. При этом владелец книжки его не оплачивает. Позже, после произведения записей в трудовой книжке в этой и последующих организациях, обнаруженную неточность исправить таким способом не получится.

Помните, во избежание различных недоразумений из-за ошибок в записях книжки работник отдела кадров должен тщательно проверять каждую выполненную запись при приеме работника или увольнении. Невзирая на то, что каждый сотрудник организации в случае увольнения его с работы при получении трудовой книжки ставит подпись с указанием даты под записью о его согласии с корректностью выполненных в ней записей, вся ответственность за заполнение книжки лежит на вас как на работнике кадровой службы.