Як провести авансовий звіт

У процесі господарської діяльності організації або індивідуального підприємця може виникати необхідність видачі фінансів підзвітним особам - працівникам або іншим особам, перелік яких прописаний в локальному нормативному акті. Витрати за даними авансами обов'язково повинні бути пов'язані з господарською діяльністю юридичної особи або ІП. Фіксація такого виду витрат в обліку здійснюється шляхом оформлення авансового звіту. Як його скласти і провести - читайте далі.

1
Особливості та терміни складання документа

Документ у вигляді авансового звіту складається:

По закінченню періоду, зазначеного в заяві на отримання коштів під звіт.
Якщо дата закінчення терміну, на який видавалися фінанси, минула в період перебування особи на лікарняному або у відпустці, звіт проводиться відразу після повернення працівника.
Якщо кошти видавалися на витрати в період відрядження - звіт проводиться відразу після повернення з останньої.

Проводячи авансовий звіт, необхідно вказати:

Розмір виданих під звіт фінансів.
Обсяг фактично понесених витрат.
Надлишок або перевитрата грошей, якщо такі є.

На документі присутні візи власне підзвітної особи, бухгалтера (або іншої особи, що виконує його функції), головного бухгалтера та директора - при наявності таких.

2
Відображення операції в 1С

Працюючи в програмі 1С, проведення авансового звіту відбувається в результаті наступних етапів:

Запустивши програму, переходите у вкладку каси (для версії 8.2) або до блоку банку і каси (якщо перед користувачем версія програми 8.3).
Далі клікаєте необхідний вам документ - авансовий звіт. Створюєте новий документ.

Першим кроком є \u200b\u200bвказівка \u200b\u200bвласне підзвітної особи. Даний співробітник вказується в однойменному полі, куди користувач "витягує" його з довідника фізичних осіб. При роботі з версією 8.2 підзвітну особу вноситься в рядок "Фіз. особа".

Далі вказуєте документ, що відображає спосіб видачі фінансів підзвітній особі. Для цього, натиснувши клавішу додавання, вибираєте один з трьох варіантів:

Списання з розрахункового рахунку - в разі перерахування коштів з рахунку підприємства або ІП на карту подотчетнік.
Видача готівки - у разі передачі готівкових коштів на підставі видаткового касового ордера.
Видача грошових документів передбачає надання особі раніше оплачених паперів (марок, авіаквитків та ін.).

Якщо фінанси видавалися кількома способами, послідовно вибираєте їх (в межах одного документа).

Розглянемо проведення звіту за підсумком виданої готівки. Програма автоматично переводить користувача до переліку витратних ордерів, сформованих за вказаною працівникові.

Працюючи в версії 8.2, витрачену фактично суму користувач може відразу внести в графу "Видано". Далі відображаються понесені витрати відповідно до наданими документами. Так придбання товарів знаходить відображення в однойменній вкладці, в той час як витрати за отриманими послугами вносяться в розділ іншого.
У версії 8.3 необхідно відразу перейти до вкладки іншого або товарів. Додаючи послідовно рядки (натискаючи однойменну кнопку) вносите всі витрати відповідно до звіту. У кожному рядку заповнюєте графи - вид документа і його номенклатуру, суму по документу, а також рахунок витрат, на який будуть віднесені зазначені витрати.

Заповнення даних про прикладених документах (в лівому нижньому куті екрану) проводиться на підставі фактичної кількості доданих підтверджуючих документів. Кількість листів відповідає числу листів, на які приклеєні підтверджують витрати паперу.
Проводьте документ.
Роздруковуєте авансовий звіт, підписуєте його і ставите печатку.

3
Сформовані по операції проводки

Формування проводок відповідає етапам роботи з підзвітними коштами.

Видача фінансів співробітнику під звіт - Дт71 - Кт50.
Прийняття до обліку отриманих товарів і / або послуг (момент складання авансового звіту) Дт26 (10, 20 08 або 44 - залежно від придбаних товарів чи послуг) - Кт71.
Залишок фінансів відіб'ється по Дт50- Кт71. Перевитрата коштів з видачею оних співробітнику пройде по Дт71 - Кт50.

Якщо мало місце перерахування підзвітних коштів на корпоративний банківський пластик.

Видача грошей відбивається Дт55 - Кт51 (або 52).
Видача працівникові готівки під звіт формує Дт71 - Кт55.
Списання фінансів без підтвердження первинними паперами - Дт73 - Кт55.
Повернення працівником залишку коштів - Дт50 - Кт73.
Утримання із заробітної плати грошей, витрачених в особистих цілях проводиться по Дт70 - Кт73.
Відображенню не повернутих коштів у встановлений термін відповідає проводка Дт94 - Кт71. Якщо виробляється утримання коштів, повернення яких не було оглянуто в установлений строк, запис буде Дт70 - Кт94.