วิธีการเขียนโน้ตบริการ

ก่อนที่จะมีการประดิษฐ์ผู้ส่งสารบันทึกการบริการมีความคุ้นเคยกับวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ทำงานตามปกติและเป็นที่ยอมรับในที่ทำงาน นอกเหนือจากการสื่อสารระหว่างพนักงานหมายเหตุประกอบบริการเพื่อสื่อสารระหว่าง บริษัท ต่างๆ เป็นเพราะเหตุนี้บันทึกการบริการมักจะเป็นมืออาชีพอย่างเคร่งครัดและส่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ เพื่อให้สามารถเขียนได้แนะนำให้ทราบถึงความแตกต่างของการรวบรวมของพวกเขา

1

สไตล์และภาษา

เนื่องจากบันทึกการบริการไม่สามารถใช้เป็นจดหมายโต้ตอบส่วนตัวได้ แต่เป็นคำขอหรือการอุทธรณ์ภาษาของการเขียนนั้นง่ายและเป็นทางการ

• เสียงโน้ตการบริการนั้นแตกต่างกันมากจากเสียงของข้อความในผู้ส่งสาร อารมณ์และความชั่วร้ายถูกขอให้วางไว้และนำข้อโต้แย้งทุกประเภทหากบันทึกมีข้อร้องเรียน
• ในกรณีของคำแถลงความคิดใด ๆ ขอแนะนำให้ทำการสำรวจหรือวิจัยเกี่ยวกับประโยชน์ของความคิดนี้สำหรับ บริษัท หรือคุณภาพงาน ในขณะเดียวกันก็ขอแนะนำให้ใช้วลีสัญญาณเพื่อจัดสรรข้อมูลจากการวิจัยระหว่างข้อมูลอื่น ๆ นอกจากนี้ยังแนะนำให้จัดสรรการอ้างอิงไปยังแหล่งต้นฉบับ
• ขนาดแบบอักษรและข้อความมีบทบาทสำคัญในการออกแบบโน้ตบริการ แบบอักษรที่ถูกต้องจะทำให้สามารถอ่านได้ง่าย พวกเขาแนะนำให้ไม่ทำข้อความน้อยกว่า 11 หรือ 12 แบบอักษร สไตล์ของพวกเขาควรจะง่ายที่สุดอย่าใช้ความซับซ้อนใด ๆ กับบทความสั้น ๆ
• แนะนำให้ใช้ฟิลด์ในบันทึกบริการเพื่อใช้มาตรฐาน บรรณาธิการข้อความบางตัวมีเทมเพลตสำเร็จรูปจำนวนหนึ่งซึ่งมีฟิลด์ที่กว้างกว่าปกติเล็กน้อย
• คำตอบช่วงเวลาในบันทึกการบริการสามารถเป็นเพียงหนึ่งเท่านั้น นอกจากนี้พวกเขาแนะนำให้ไม่ให้ระลึกถึงในวรรค - มันทำให้เสียสมาธิและเพิ่มบันทึกของบุคลิกภาพส่วนเกิน

2

การฝึกอบรม

หากคุณต้องการถ่ายโอนข้อมูลไปยังหลาย ๆ คนขอแนะนำให้ใช้บริการบันทึกการบริการ มันเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ความจริงของการถ่ายโอนข้อมูลจะต้องได้รับการแก้ไข แต่ขอแนะนำให้จำว่าข้อมูลบางอย่างในการเขียนไม่สามารถแสดงได้

1. รูปแบบและเนื้อหาของบริการแสดงขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ส่งโดยตรง หมายเหตุส่วนใหญ่มีคำอธิบายของงานวิธีการแก้ปัญหาหรือรายงาน
2. หากอยู่ในขั้นตอนการทำงานของโครงการหลายโครงการจะมีความปรารถนาที่จะแบ่งปันการพิจารณาเกี่ยวกับพวกเขาในหมายเหตุแนะนำให้หลีกเลี่ยง หมายเหตุการบริการหนึ่งรายการอาจมีคำถามเฉพาะในโครงการเดียว

3

บันทึกการเขียน

หลังจากการเตรียมการเป็นขั้นตอนของการเขียนโน้ตสำนักงาน

1. เริ่มต้นด้วยชื่อเสมอ ในด้านบนของแผ่นงานพวกเขาเขียน "บันทึกย่อ" วางจารึกไว้ในกึ่งกลางหรือใกล้กับขอบด้านซ้ายของหน้า หากไม่มีประสบการณ์ในการเขียนหมายเหตุการบริการแนะนำให้คัดลอกรูปแบบของบันทึกย่อของคนอื่นที่ได้รับก่อนหน้านี้
2. เขียนชื่อ มันสำคัญมากเพราะควรมีข้อมูลที่ครอบคลุมทั้งหมดเกี่ยวกับบันทึกย่อ มันมีชื่อและตำแหน่งของผู้รับและผู้ส่ง และวันที่แน่นอนด้วยการกล่าวถึงของปีและคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับหัวข้อของบันทึกย่อมาก บางครั้งแทนที่จะเป็นหัวข้อพวกเขาเขียนคำว่า "เกี่ยวกับ" ต่อไปนี้ฟังเนื้อหาของบันทึกย่อ
3. ตัวแทนในบันทึกการให้บริการถูก จำกัด โดยบุคคลเหล่านั้นที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับข้อมูลที่มีอยู่ในนั้น พวกเขาจะต้องระบุโดยไม่มีข้อยกเว้น สิ่งสำคัญคือพวกเขาไม่มากเกินไป หากคุณระบุพนักงานทุกคนในนั้นอาจนำไปสู่ความจริงที่ว่ามันจะไม่ถูกอ่าน
4. ในผู้สื่อข่าวธุรกิจไม่แนะนำให้พูดถึงเฉพาะชื่อหรือมิตรภาพแม้ว่าพนักงานที่มีเจ้านายในความสัมพันธ์ที่เป็นมิตร การกล่าวถึงบันทึกย่อของผู้รับจำเป็นต้องมีชื่อเต็มด้วยนามสกุลและตำแหน่งของเขา
5. กฎเดียวกันต้องปฏิบัติตามเมื่อจัดการกับพนักงานของ บริษัท อื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะระบุตำแหน่งอย่างถูกต้อง
   หัวข้อของบันทึกควรส่งแก่นแท้ของเนื้อหาและในเวลาเดียวกันเพื่อไม่ให้คลุมเครือและพร่ามัว ในเวลาเดียวกันคำทักทายในบันทึกย่อที่ควรหลีกเลี่ยง คุณสามารถเริ่มต้นจากการอุทธรณ์ "ที่รัก"
6. หลังจากจัดการเขียนส่วนเบื้องต้น มันมีคำอธิบายเล็ก ๆ ของวัตถุประสงค์ในการส่งบริการบันทึกย่อ รายละเอียดและรายละเอียดเล็กน้อยในนั้นมักจะลดลง
7. ข้อมูลพื้นฐานที่เขียนโดยย่อและการกระตุ้นความพยายามที่จะวางไว้ใน 4 ย่อหน้าสูงสุด สไตล์ของบันทึกย่อของตัวเองจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีอยู่ในนั้น ในเวลาเดียวกันมันถูกแบ่งออกเป็นย่อหน้า - สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการดูดซึมคะแนนการอ่านและเน้นจุดสำคัญ
8. แต่ละส่วนจะได้รับหมายเลขและชื่อของมัน มันบ่งบอกถึงเนื้อหาที่ชัดเจน หลังจากนั้นประโยคแรกจะถูกปล่อยออกมาสำหรับเรื่องราวสั้น ๆ เกี่ยวกับเนื้อหาของย่อหน้า หากช่วงเวลาสำคัญนั้นค่อนข้างจะทำรายการ
9. หมายเหตุการบริการไม่ค่อยมีหน้าคู่มากขึ้นและมักจะรวมถึงย่อหน้าสรุปข้อมูลที่ระบุไว้ หากบันทึกย่อสั้น ๆ มันมักจะลดลง แต่ในบันทึกย่อขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลจำนวนมากเป็นสิ่งที่จำเป็น นอกเหนือจากข้อมูลเกี่ยวกับบันทึกการดำเนินการหรือการอภิปราย
10. หากการปฏิบัตินี้ได้รับการยอมรับใน บริษัท หมายเหตุการให้บริการจะเสร็จสมบูรณ์ด้วยชื่อลายเซ็นส่วนตัว นอกจากนี้ในตอนท้ายทำให้มีการกล่าวถึงการใช้งานทั้งหมดหากแนบกับบันทึกย่อ ก่อนหน้านั้นพวกเขาต้องถูกกล่าวถึงในบันทึกย่อของร่างกาย

หลังจากศึกษากฎทั้งหมดสำหรับการเขียนบันทึกการบริการแล้วดูเหมือนจะไม่ซับซ้อนเกินไป สิ่งสำคัญคือการเรียนรู้ถึงความแตกต่างของนโยบายความเป็นส่วนตัวของ บริษัท และตรวจสอบบันทึกย่อสำหรับข้อผิดพลาดก่อนที่จะส่ง