V odsotnosti prostega grafa v eni od delov delavnice je treba v to izdati uradnik za osebje. Pomembno je, da izpolnjujejo številne zahteve, odobrene z veljavnimi pravili.
Odobrena z delovno kodo, oblika obloge se zašite v knjigo. Pogosto je vložek prepoznan neveljaven. Dokumenta ni dovoljeno lepiti ali ga pritrditi z nosilci spenjalnika. Zaradi dejstva, da je v novi listici nemogoče kopičiti napačnih podatkov, priporočamo najprej, da zapolnijo zahtevane stolpce dokumenta, nato pa začnete postopek kanalizacije. V nasprotnem primeru, v primeru napačne zasnove vključujočega vložka, boste morali narediti določen seznam korakov:- izvlecite oblogo;
- pustite evidenco o invalidnosti žiga;
- naredite poškodbe obloge;
- določi ustrezno spremembo knjige računovodstva delovnih knjig in vložkov v njih;
- uničiti neprimerna oblika;
- pridobite nov dokument in ponovno začnete postopek oblikovanja.
Pritrditev vsake nove podlage mora spremljati vzvod žiga. Nosilec ali nepravilno okrašena oblika grozi delodajalcu z globo za malomarnost.