Как провести авансовый отчет

В процессе хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя может возникать необходимость выдачи финансов подотчетным лицам – работникам или иным лицам, перечень которых прописан в локальном нормативном акте. Траты по данным авансам обязательно должны быть связаны с хозяйственной деятельностью юридического лица или ИП. Фиксация такого вида расходов в учете производится путем оформления авансового отчета. Как его составить и провести – читайте далее.

1
Особенности и сроки составления документа

Документ в виде авансового отчета составляется:

По окончанию периода, указанного в заявлении на получение средств под отчет.
Если дата окончания срока, на который выдавались финансы, истекла в период нахождения лица на больничном или в отпуске, отчет проводится сразу по возвращению работника.
Если средства выдавались на траты в период командировки – отчет производится сразу после возвращения из последней.

Проводя авансовый отчет, необходимо указать:

Размер выданных под отчет финансов.
Объем фактически понесенных трат.
Излишек или перерасход денег, если таковые имеются.

На документе присутствуют визы собственно подотчетного лица, бухгалтера (или иного лица, выполняющего его функции), главного бухгалтера и директора – при наличии таковых.

2
Отражение операции в 1С

Работая в программе 1С, проведение авансового отчета происходит в результате следующих этапов:

Запустив программу, переходите во вкладку кассы (для версии 8.2) или к блоку банка и кассы (если перед пользователем версия программы 8.3).
Далее кликаете необходимый вам документ – авансовый отчет. Создаете новый документ.

Первым шагом является указание собственно подотчетного лица. Данный сотрудник указывается в одноименном поле, куда пользователь “вытаскивает” его из справочника физических лиц. При работе с версией 8.2 подотчетное лицо вносится в строку “Физ. лицо”.

Далее указываете документ, отражающий способ выдачи финансов подотчетному лицу. Для этого, нажав клавишу добавления, выбираете один из трех вариантов:

Списание с расчетного счета – в случае перечисления средств со счета предприятия или ИП на карту подотчетника.
Выдача наличных – в случае передачи наличных средств на основании расходного кассового ордера.
Выдача денежных документов предполагает предоставление лицу ранее оплаченных бумаг (марок, авиабилетов и пр.).

Если финансы выдавались несколькими способами, последовательно выбираете их (в пределах одного документа).

Рассмотрим проведение отчета по итогу выданных наличных средств. Программа автоматически переводит пользователя к перечню расходных ордеров, сформированных по указанному работнику.

Работая в версии 8.2, израсходованную фактически сумму пользователь может сразу внести в графу “Выдано”. Далее отражаются понесенные траты в соответствии с предоставляемыми документами. Так приобретение товаров находит отражение в одноименной вкладке, в то время как траты по полученным услугами вносятся в раздел прочего.
В версии 8.3 необходимо сразу перейти ко вкладке прочего или товаров. Добавляя последовательно строки (нажимая одноименную клавишу) вносите все траты в соответствии с отчетом. В каждой строке заполняете графы – вид документа и его номенклатуру, сумму по документу, а также счет затрат, на который будут отнесены указанные расходы.

Заполнение данных о приложенных документах (в левой нижней части экрана) проводится на основании фактического количества прилагаемых подтверждающих документов. Количество листов соответствует числу листов, на которые приклеены подтверждающие траты бумаги.
Проводите документ.
Распечатываете авансовый отчет, подписываете его и ставите печать.

3
Сформированные по операции проводки

Формирование проводок соответствует этапам работы с подотчетными средствами.

Выдача финансов сотруднику под отчет – Дт71 – Кт50.
Принятие к учета полученных товаров и/или услуг (момент составление авансового отчета) Дт26 (10, 20 08 или 44 – в зависимости от приобретенных товаров или услуг) – Кт71.
Остаток финансов отразится по Дт50- Кт71. Перерасход средств с выдачей оных сотруднику пройдет по Дт71 – Кт50.

Если имело место перечисление подотчетных средств на корпоративный банковский пластик.

Выдача денег отражается Дт55 – Кт51 (или 52).
Выдача сотруднику наличных под отчет формирует Дт71 – Кт55.
Списание финансов без подтверждения первичными бумагами – Дт73 – Кт55.
Возврат работником остатка средств – Дт50 – Кт73.
Удержание из заработной платы денег, израсходованных в личных целях производится по Дт70 – Кт73.
Отражению не возвращенных средств в установленный срок соответствует проводка Дт94 – Кт71. Если производится удержание средств, возврат которых не был произведен в установленный срок, запись будет Дт70 – Кт94.