Как оформить дубликат трудовой книжки

В кадровом производстве иногда случаются нештатные ситуации. Например, потеря трудовой книжки работодателем или самим сотрудником. Как восстановить документ? Ведь трудовая книга – это важное документальное свидетельство для работника его трудовой выслуги лет.

Трудовая книжка является одним из основных документов работника. В ней фиксируется зачисление на работу и увольнение, переводы на другие должности, награждения и дисциплинарные взыскания, если они стали причиной увольнения. Как правильно оформить дубликат, в какие сроки это нужно сделать, об этом далее, в нашей статье.

1
В каких случаях можно получить дубликат трудовой книжки

Когда она утеряна одной из сторон – работодателем или работником.
При непригодном виде книжки – порвана, ее испачкали, пострадала от огня и т. п.
При внесении записи, которая была отменена. В этом случае дубликат выдают по инициативе работника, который не хочет, чтобы его послужной список был испорчен неприглядными записями, даже отмененными. Подобные вещи, вызывают неоднозначные реакции при оформлении на другую работу, поэтому книгу лучше заменить.
В случае массовой потери в результате форс-мажорных обстоятельств – природных стихий, катастроф, пожаров и т. п.

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки регламентируется законодательством, а именно специальными Правилами от 16.04.2003 года, утвержденными Правительством РФ.

2
Кто должен оформлять дубликат трудовой книжки

Это зависит от обстоятельств потери. Если утрата произошла по вине сотрудника, когда книжка была у него на руках (в период временной нетрудоспособности, при смене места работы, выдачи для визита в социальные органы) – дубликат оформляет предыдущий работодатель. Но информацию о прошлых местах работы предоставляет работник. Это копии договоров, скан трудовой, если есть, выписки из банка о перечислении зарплаты, архивные справки, другая информация, подтверждающая место работы. На новом месте работы могут выдать только новую книжку и оформить ее с чистого листа.

При утрате книги по вине работодателя, по любой причине, ее восстановлением занимается он же.

3
Какая информация отображается в дубликате трудовой книжки

Общие данные сотрудника – Фамилия, Имя, Отчество, год, месяц и данные о рождении.
Причина выдачи дубликата.
Информация о последнем образовании. Указывают профессиональную квалификацию (высшее, неоконченное высшее, среднее и т. п.), полученную специальность и ее квалификационный уровень (магистр, младший специалист и т. п.).
Полные общие данные о выслуге лет, с точностью до дня.
Сведения о предыдущих местах работы, должностях, полученных наградах.

4
Поэтапная инструкция для оформления дубликата трудовой книжки

Заявление сотрудника. Оформляется в произвольном виде. Срок оформления – 15 дней.
Новый бланк документа предоставляет работодатель.
В левом верхнем углу титульного листа указывается «Дубликат».
На развороте титульного листа указывают причину выдачи дубликата, дату оформления, номер утраченной книги, должность и фамилию сотрудника отдела кадров, заверяют запись мокрой печатью.
На начальной странице вносят исходные данные о сотруднике на дату оформления дубликата – ФИО, год, месяц и день рождения, сведения об образовании.
Порядок заполнения записей – общий.
На главном развороте раздела «Сведения о работе», первой записью идет общий стаж работы до последнего трудоустройства. Указывают с такой точностью – года, месяцы и дни.
Далее, базируясь на предоставленной информации, заполняются данные сотрудником сведения: о прошлых местах работы, должностях, наградах. Записи не нумеруются.
Первичная пронумерованная запись – о последнем месте работы.