По действующим правилам законодательства, регистрация кассового аппарата проходит в налоговом органе. Чтобы не получить в налоговой отказ в регистрации, важно сделать все четко и правильно.
1 Регистрация кассового аппарата индивидуального предпринимателя проходит в налоговом органе по месту жительства. Для юридического лица в качестве налогового органа выступает инспекция по месту нахождения организации. Если обособленные подразделения фирмы также используют кассовый аппарат, его следует зарегистрировать в налоговых инспекциях по месту регистрации обособленных подразделений.
2 Для регистрации кассового аппарата следует подготовить такой пакет документов в оригинале:
- заявление;
- паспорт кассового аппарата (его дают при покупке ККМ – контрольно-кассовой машины);
- договор о техобслуживании аппарата (он заключается с поставщиком ККМ или с ЦТО — центром техобслуживания);
- документ, удостоверяющий личность предпринимателя (если регистрация осуществляется на ИП);
- документ, который подтверждает полномочия лица действовать от имени фирмы (решение о назначении единоличного исполнительного органа или протокол собрания ООО), если регистрация осуществляется на ЮЛ;
- доверенность, подтверждающую полномочия представителя (если документы подаются представителем).
Предоставлять какие-либо документы на помещение, где будет использоваться ККМ, нет необходимости, хотя некоторые налоговики требуют дополнительные документы. Длительные споры могут только затянуть процесс регистрации, поэтому проще пойти навстречу сотрудникам налоговой службы.
3 Регистрация кассового аппарата происходит в течение 5 рабочих дней с момента получения документов налоговым органом. О факте получения документов налоговики уведомляют заявителя. Если в пакете документов имеются недостатки, заявитель может исправить их в течение суток с момента получения соответствующего уведомления. В противном случае в регистрации просто откажут.
4 Перед проведением регистрации ККМ сотрудники налоговой службы производят осмотр кассового аппарата. Время согласовывается с заявителем заранее. Осмотр производится вместе со специалистом ЦТО (или поставщика). Неявка заявителя для осмотра в согласованное время повлечет за собой отказ. Если осмотр аппарата и пакет документов не вызовет у налоговиков замечаний, они внесут сведения в книгу учета ККМ (она ведется налоговым органом), тем самым регистрируя кассовый аппарат. В паспорте ККМ делается отметка о регистрации, предпринимателю выдается специальная карточка регистрации кассового аппарата, учетный талон. Затем происходит возврат тех документов, что были поданы для регистрации аппарата. Далее сотрудники налоговой заверяют журнал кассира-операциониста, поданный заявителем. Вся процедура происходит бесплатно.
5 Причиной для отказа в регистрации кассового аппарата может послужить:
- неполный пакет документов;
- неявка заявителя для осмотра ККМ;
- неисправность ККМ, отсутствие пломбы, специальных знаков;
- обращение в «чужой» налоговый орган;
- нахождение заявителя в розыске;
- истечение срока амортизации ККМ, исключенной из госреестра;
- не включение аппарата в госреестр.
6 Кассовые аппараты, которые используются в наличных расчетах, должны быть включены в госреестр ККМ. Если аппарат был исключен из реестра, но используется тем же предпринимателем, он может применяться в деятельности до истечения срока амортизации (7 лет включительно). Купленный у кого-то ККМ зарегистрировать не получится. Регистрация бывшего в употреблении ККМ допускается в таких случаях:
- изменение места жительства ИП, места нахождения ЮЛ;
- изменение ФИО ИП, названия организации;
- внесение ККМ в уставной капитал ЮЛ;
- реорганизация ЮЛ;
- регистрация ЮЛ ИП-учредителем, на которого ККМ зарегистрирован;
- возобновление предпринимательской деятельности.
Если собрать весь пакет документов и не опаздывать на назначенные встречи с сотрудниками налоговой службы, можно довольно быстро и без проблем зарегистрировать ККМ.
