Як написати пояснення в податкову

Усі платники податків зобов'язані надавати звіти в податкову службу в установленому порядку і в конкретні терміни. У деяких випадках податкова служба має право вимагати від платника податків пояснювальну записку, яка представляє собою опис причинно-наслідкових зв'язків.

Несвоєчасне здавання податкової звітності, помилки в звіті, невідповідність даних в документах, що надаються, надання збитковою звітності протягом декількох податкових періодів поспіль і ін. - причини нарахування штрафу на платника податків. У разі виявлення подібних проблем податкова служба запрошує у платника податків пояснювальну записку. Якщо причини порушень або помилок будуть поважними, то можливе зниження штрафу, але не нижче передбаченого мінімального рівня.

При написанні пояснювальної записки бажано дотримуватися стандартного розташування матеріалу: шапка, найменування документа, основна частина, дата, підпис. Вітається використання офіційно-ділового стилю, якому притаманні лаконічність, сухість, відсутність емоційного забарвлення у викладі матеріалу. Не варто забувати про правдивість і аргументації.

В основній частині документа спочатку описуються виявлені інспекторами податкової служби порушення або невідповідності. Далі пояснюються причини недотримання вимог податкової служби або помилок в розрахунках. При необхідності можна описати заходи, які вживатимуться в подальшому, щоб уникнути порушень.

Найчастіше податковий інспектор вимагає надати пояснення, якщо протягом декількох звітних періодів у підприємства по податкової звітності фіксується збиток. В якості причин, що призвели до такої ситуації, поважними можуть виявитися наступні:

• підвищені витрати на розвиток діяльності компанії для поліпшення її конкурентоспроможності;
• реконструкція основних засобів, що є причиною підвищення витрат і зниження обсягу продажів;
• зниження цін на товари або послуги для поліпшення конкурентоспроможності, що в свою чергу знижує дохід;
• втрата стратегічно важливого контрагента.

Деякі порушення і їх причини:

• причиною ненарахування заробітної плати може є те, що організація проходить етап становлення, як така діяльність не здійснюється або ж всі співробітники були відправлені у відпустку без утримання;
• помилки в звіті можуть виникати через технічні причини, при автоматичному заповненні деяких даних;
• порушення термінів здачі звітності - при збої в роботі офісної техніки і, як наслідок, тимчасової втрати даних бухгалтерського обліку.

До написання пояснювальної записки варто підходити досить серйозно, адже таким чином можливо знизити суму штрафних санкцій і уникнути подальших розглядів.