Электронные документы можно заверить подписью точно так же, как и оформленные на бумаге. Подпись для этого понадобится особая – электроно-цифровая, далее обозначаемая, как ЭЦП. Она обладает такой же юридической силой, как и реальная, поэтому важно знать, какие существуют нюансы в ее использовании.
Как подписать документ электронной подписью в MSOffice
Цифровая подпись дает возможность не только заверить документ, но определить авторство, подтвердить целостность файла, узнать, кто и какие правки в него вносил. Перед тем, как использовать ЭЦП, ее нужно создать, то есть решить, какую информацию в нее вложить. Для примера будем рассматривать файлы программы Майкрософт Офис 2007 года. Чтобы добавить ЭЦП в подобный документ:
- находим меню “Вставка”, пункт “Текст”;
- в нем ищем “Строку подписи”, в ниспадающем списке выбираем “Строка подписи MSOffice”;
- откроется диалоговое окно настроек ЭЦП;
- вводим сведения о подписывающем (если документ могут подтверждать разные люди – формируем подписи для них отдельно);
- чтобы отметить подписью не весь файл, а строку или абзац, сначала выделяем ее, а потом производим описанные действия.
Если документ не подписан, будет активна желтая панель “Подписи”. Чтобы завершить процесс подписывания, нажмите кнопку “Просмотр подписей” и выбирайте один из доступных вариантов – вставить отсканированную картинку с пометкой от руки, использовать планшет, специальное программное обеспечение и так далее.
Как подписать документ электронной подписью через стороннее ПО на примере “Крипто-ПРО”
Подпись документов электронно-цифровой подписью можно производить с использованием специального программного обеспечения. Это более надежный, профессиональный и защищенный метод. Нам понадобится установить на компьютер подписывающего:
- Программный комплекс Крипто-Про CSP.
- Корневой сертификат Удостоверяющего центра.
- Личный сертификат владельца ЭЦП.
- библиотеки “Cadescom” и “Capicom”.
Далее:
- На примере документа Microsoft Word 2003: идем ко вкладке “Сервис” -> “Параметры” -> “Безопасность” -> “Цифровые подписи” -> “Сертификат”, жмем “Ок”, выбираем размещение файла и подписываем документ. Предварительно рекомендуется сохранить его.
- В Microsoft Word 2007: щелкаем по кнопке офиса, выбираем “Подготовить” -> “Добавить цифровую подпись” -> “Цель подписания” -> “Выбрать подпись” -> “Подписать” и так же выбираем файл-сертификат (для первого раза, в дальнейшем подпись может производиться автоматически). Если процесс успешно завершен, в самом файле цифровой подписи не будет, ее наличие отобразится в виде красного индикатора с указанием, что документ защищен ЭЦП.
- Подписывание HTML-документов: осуществляется через скрипт, контролируемый библиотекой CAPICOM.dll. и требует отдельной настройки системным администратором.
Как подписать документ электронной подписью PDF-документов
Перед тем, как подписать файл такого типа, полностью завершите всю работу с ним (последующие изменения могут нарушить существующую подпись). Если цифровое удостоверение уже сгенерировано (например программами, вроде “Крипто-ПРО”, или собственными утилитами Adobe):
- заходим в меню “Инструменты” -> “Подпись и сертификация”, выбираем “Подписать документ”;
- протаскиваем курсом по месту для подписи (по диагонали), создавая область;
- из всплывающего диалогового окна выбираем “Новое цифровое удостоверение” -> “Добавить цифровое удостоверение”;
- выбираем место размещения ЭЦП, вводим нужную личную информацию;
- в окне “Использовать цифровое удостоверение для..” выбираем, Применить сертификат для шифрования, или как подпись;
- вводим пароль, если он есть, щелкаем по кнопке “Готово”.
Чтобы подписать PDF от руки, можно использовать “Карандаш” из раздела “Рисованные пометки”, изменяя его цвет и другие параметры через свойства инструмента. Альтернативный вариант – зайти в меню “Инструменты” -> “Подпись и сертификация” и выбрать пункт “Подписать от руки” (для программы Adobe Acrobat).
806
