Служебная записка представляет собой средство взаимодействия между персоналом предприятия и его руководством, а также между различными подразделениями или отделами. Правильно составленная служебная записка практически гарантирует быстрое ознакомление с её сутью адресатом, а также соответствующее реагирование на проблему или оповещение.
Главная задача человека, составляющего служебную записку – это максимально сжато и понятно донести суть своего обращения, чтобы адресат, прочитав всего пару предложений, понял основную задачу.
Необходимость в служебной записке
В первую очередь, нужно понимать, что служебная записка – это официальный документ, который является подтверждением того или иного обращения к руководству предприятия или к другому отделу. Если служебная записка была составлена и предоставлена адресату, то всевозможные претензии по выполнению конкретной задачи лежат уже на том человеке, которому адресовано обращение.
Служебные записки могут иметь порядковый номер, благодаря которому происходит сортировка. В некоторых случаях именно служебные записки представляют собой основу для взаимодействия между отделами, таким образом происходит обмен информацией между отделами или общение с руководством в официальном ключе.
В это же время стоит обратить внимание и на то, что официальных форм для составления служебной записки попросту нет, однако есть рекомендации, позволяющие существенно упростить создание этого документа.
Порядок оформления служебной записки
- В верхней части указывается адресат служебной записки. Это тот человек или организация, для которого записка и составляется.
- Немного ниже указывается, кто составлял служебную записку. Нужно уточнить должность человека.
- Далее по центру пишется «Служебная записка». На следующей строке можно указать дату составления записки, а также порядковый номер (шифр) документа для удобства.
- После этого выкладывается основная суть служебной записки. Желательно подать всю информацию максимально коротко и понятно, чтобы документ не стал своеобразным ребусом.
- В нижней части документа указывается дата (если не была указана в названии), а также фамилия и инициалы адресанта.
Можно немного поэкспериментировать. К примеру, фамилию адресата можно указать только в нижней части документа.
Пример оформления служебной записки
Директору предприятия ООО «Космос»
Смирнову Ю.О.
Служебная записка
(от 01.01.2017 г.)
Прошу предоставить полный контроль над промышленным оборудованием предприятия ООО «Космос» с целью проведения технических испытаний. Срок проведения испытательных мероприятий – до 05.01.2017 года включительно.
Специалист отдела испытаний Колосов М.Ю.
Электронная служебная записка
Особенностью электронных служебных записок является их еще более произвольная форма, чем классических. Однако для наиболее лучшего восприятия лучше оставить структуру, о которой мы говорили в прошлом пункте. Если обращать внимание на рекомендации, созданные специалистами, то можно и не указывать адресата в рамках самой записки, так как получатель изначально располагается в строке «Получатель» при формировании электронного письма.
Но, как показывает практика, если необходимо послать служебную записку в электронном виде, просто создается та самая записка в формате MS Word, после чего она прикрепляется к телу письма. При таком раскладе адресат получает служебную записку в стандартном формате и привычном оформлении, что существенно упрощает работу.
802
