Сшивание документов обеспечит надежность их хранения и сортировки. Если у вас скопилось большое количество неструктурированных файлов, то исправьте это, правильно сшивая бумажные носители. На данный момент, существует два документа, которые регулируют порядок сшивания: ГОСТ России и Росархив. Причем на производстве некоторые документы должны быть сшиты обязательно, а некоторые лишь по желанию бухгалтерии или архивариуса. Весь процесс начинается с правильной подготовки документов к сшиванию, а заканчивается соответствующим расположением уже сшитых бумаг. Ознакомьтесь со всеми тонкостями данной процедуры в этой статье.
Как подготовить документы к прошиванию
Возьмите все документы за определенный период, которые необходимо сшить. Прежде всего, лучше потратить немного времени на проверку того, что вы держите в руках: все ли сведения верны, не утеряны ли какие-либо важные файлы, не нужно ли что-нибудь скорректировать. Если вы уверены, что всё правильно, то приступите к сортировке:
- Все документы должны быть структурированы по дате/
- Сложите их так, как вы желаете прошить, и пронумеруйте каждую страницу в правом нижнем углу.
- Если вы допустили ошибку, то аккуратно зачеркните номер страницы одной чертой.
- Возле любых исправлений поставьте подпись и фразу “исправлению верить”.
Если вы не пропишите данную фразу, то номер страницы останется официально некорректным.
Чем прошивать документы
Для процедуры можно использовать:
- Скоросшиватель и дырокол.
- Шило и нитки.
- Специальный степлер.
Самым надежным считается второй вариант с шилом и иголкой, так как подменить документы будет уже невозможно: они прочно сшиты и завязаны.
Канцелярские степлеры больших размеров могут сделать всю работу за вас: в них уже установлено расстояние, которое нужно для сшивания, а сами они заряжены большими скрепами. Такие скрепы, при желании, можно отогнуть и забрать какие-либо документы, поэтому этот способ надежным считать нельзя.
Как прошивать документы правильно
Как происходит сшивание нитью:
- Вам нужна специальная хлопковая ворсистая нить, которую можно найти в канцелярии.
- Острое шило.
- Клей.
- Картонная папка с названием “Дело”.
Сначала вы проделываете две дырки в документах с левой стороны. Расстояние между ними должно составлять от трех до пяти сантиметров. Нитка продевается в обе дырки и просто связывается с тыльной стороны документов. Чтобы её сохранность была видна, наклейте квадратик из картонки на её узел.
Также возможен вариант с тремя проколами. Это касается случаев, когда сшивание происходит большой иглой. Её продевают в дырку посередине, затем тянут к самой верхней и только с тыльной стороны проворачивают к нижней. Нитка также связывается и к ней прикрепляется бумага.
Поместите сшитые документы в папку “Дело” и поставьте порядковый номер. Такие папки следует хранить, сортируя по дате.
Теперь ваши документы сортированы и не смогут затеряться среди остальной документации производства. Помните, что самым надежным для сохранности бумажных носителей остается способ с ниткой, другие варианты легко подделать, либо завладеть документами с помощью разгибания скреп.
805
