Продуктивная работа любого коллектива практически невозможна без слаженной и добросовестной работы всех сотрудников. К сожалению, дружеская атмосфера присутствует не всегда. Как урегулировать спор или разобраться с недобросовестным работником? Оптимальным выходом является написание докладной записки.
Что такое докладная записка?
В основании формулировки “докладная записка” лежит значение термина “доложить” – передать информацию. Докладная записка представляет документ информационно-справочного характера, направленный руководителю организации или вышестоящей службе. Бумага содержит подробное описание проблемы, факты, подтверждающие наличие нарушения, а также просьбу принять меры к разрешению ситуации. Выделяют 2 вида записки:
- Внутренняя – направлена на имя руководителя отдела, подразделения или предприятия в целом – т.е. в пределах одной организации.
- Внешняя – направлена в вышестоящую инстанцию.
Цели написания докладной записки
Основной целью докладной записки, как уже следует из названия документа, является информирование руководителя о присутствующей проблеме. Кроме того, бумага направлена на:
- Благополучное и эффективное разрешение ситуации.
Не всегда проблемы, присутствующие в коллективе, касаются непосредственно каждого сотрудника. Однако, общее нарушение режима работы приводит к негативным последствиям, которые затрагивают уже всех работников, – падает эффективность, безопасность производства.
- Защиту собственных интересов.
Докладная записка может использоваться как документ, защищающий интересы одной из сторон конфликта. Неприязненные отношения между отдельными сотрудниками гораздо лучше попытаться урегулировать мирным путем.
- Снятие ответственности.
Если работник не в состоянии разрешить проблемный вопрос, он может попытаться использовать полномочия вышестоящего руководителя, изложив ему суть проблемы. В этом случае работник перекладывает с себя ответственность на других лиц и к нему не могут быть предъявлены претензии.
Разделы докладной записки
Вне зависимости от вида докладной записки, написание данного типа документа включает следующие основные разделы:
- Вводная часть, отражающая суть дальнейшего повествования. Информация из данного раздела должна показать всю серьезность проблемы, а также побудить к ее решению.
- Далее происходит подробное изложение ситуации, ее анализ, нанесенный ущерб. Если те или иные действия работника нарушили нормативные документы (в т.ч. в пределах предприятия), данный факт также необходимо зафиксировать в записке.
- Рассматриваются возможные пути разрешения ситуации, вносятся предложения.
- Прилагаются, если есть, подтверждающие документы.
Написание докладной записки
- Написание документа начинается с указания реквизитов адресата записки – его должности и ФИО либо названия организации и ФИО руководителя.
- Далее указывают название отдела (для внутреннего документа) или название организации (для внешнего документа), ФИО составителя записки.
- В центре листа укажите заглавие документа (тему доклада).
- Текст записки.
- Занимаемая должность, фамилия и инициалы составителя, его подпись.
- Дата докладной записки.
0
822
